Destruction d’archives publiques

La procédure d’élimination d’archives publiques

La suppression de documents publics nécessite l’obtention d’un visa de destruction provenant du chef des Archives départementales (conformément à l’art. L. 212-1 et 2 et L. 214-3 du Code du Patrimoine). Ce visa assure la légalité de la demande de destruction des documents.

La suppression de documents détenus par les administrations ou les collectivités est basée sur plusieurs critères. Tout d’abord, il y a des critères juridiques tels que les délais de prescription fixés par la loi.

Ensuite, il y a des critères administratifs, où les documents ne sont plus nécessaires à l’administration.

Enfin, il y a des critères historiques, où l’intérêt du document pour la recherche historique est évalué par les Archives départementales. Tous ces facteurs sont pris en compte afin d’assurer une suppression appropriée et pertinente des documents détenus.

Avant toute chose, la sélection des documents à supprimer ou à conserver est réalisée en suivant les instructions de tri du Service interministériel des Archives de France.

Le cas échéant, nous nous référons également à un tableau de gestion élaboré en collaboration avec les Archives départementales. Ce tableau très utile présente la durée de conservation administrative (DUA) de chaque document, ainsi que sa finalité.

CONTACT : 01 83 64 43 45

Il indique clairement si le document doit être éliminé ou s’il doit être versé aux Archives départementales pour une conservation définitive. Cette précieuse information vous permettra de gérer efficacement vos documents en garantissant leur conformité administrative.

Les documents administratifs et généraux, tels que le journal officiel, les actes administratifs, les revues et bulletins officiels, ne sont pas soumis à la législation actuelle en matière d’archivage.

Conformément aux règles en vigueur, une fois qu’ils ont cessé d’être utiles au service, ces documents peuvent être éliminés sans nécessiter l’obtention préalable du visa du directeur des Archives départementales.

Il convient toutefois de noter que cette exemption ne s’applique qu’aux documents mentionnés et ne couvre pas d’autres types de documents qui pourraient être soumis à des procédures d’archivage spécifiques.

La demande de destruction doit être accompagnée d’un bordereau indiquant :

• la nature des documents (correspondance, factures, dossiers individuels, etc.),
• les dates extrêmes des documents (date du premier et du dernier document du dossier),
• le volume linéaire (m.l.) ou le nombre de boîtes.