destruction archives administratives

Élimination et Destruction archives administratives

Au sein d’une administration, l’accumulation rapide des archives nécessite une gestion adaptée. Lorsque les délais légaux de conservation sont dépassés, il est indispensable de procéder à une destruction archives administratives sécurisée.

UULKK, expert en la matière, vous accompagne pour l’élimination efficace de vos archives administratives. Optimisez votre gestion des archives administratives avec nos services entreprises spécialisées.

CONTACT : 01 83 64 43 45

Pourquoi il faut détruire ses archives administratives ?

Pour assurer une gestion efficace des services administratifs, il est crucial de procéder régulièrement à la destruction des archives. Cela permet aux agents de travailler de manière plus productive en conservant uniquement les documents essentiels à archiver.

Cette élimination de fait obéit à une procédure spécifique définie dans le Code du Patrimoine. Selon l’article L. 212-2, les règles d’élimination sont fixées d’un commun accord entre l’autorité responsable de la production ou de la réception des données et l’administration en charge des archives.

Une fois que l’autorité a effectué la sélection des archives à détruire, la personne en charge du contrôle scientifique et technique de l’État (Archives départementales, Service des Archives de France) peut décider d’autoriser ou de refuser leur destruction.

Les deux autorisations concernant l’élimination des archives (celle de l’autorité et celle de la personne responsable du contrôle) doivent ensuite être partagées avec l’entreprise responsable de la destruction des archives administratives.

Éliminer les documents administratifs

Types de documents administratifs à conserver : une pratique essentielle pour éviter l’accumulation inutile. Pour chaque type de document, il est nécessaire de prendre en compte les règles spécifiques (telles que la Circulaire DGP/SIAF/2014/006 et l’Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018).

Il faut également déterminer les durées d’utilité administrative (DUA) pour chaque document produit. Chaque typologie de document possède une durée de conservation plus ou moins longue ainsi qu’un sort final. Lorsque les durées de conservation sont expirées, procéder à un tri entre les documents à conserver et ceux à éliminer.

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Afin de respecter les exigences des Archives départementales, il est impératif de créer et maintenir un « document de gestion des archives ». Cette mesure est obligatoire pour garantir une gestion optimale de nos archives conformément aux normes en vigueur en France.

Ce document répertorie la durée de conservation prévue pour chaque document archivé, ainsi que son sort final (élimination ou conservation prolongée) défini par les circulaires et instructions du SIAF (Service interministériel des Archives de France). Il permet d’avoir une vue d’ensemble afin de respecter les différentes durées légales de conservation.

UULKK un service sécurisé

UULKK vous propose ses services pour la destruction sécurisée de vos archives administratives une fois que vous avez obtenu l’autorisation de destruction. Nous prenons en charge toutes les étapes d’élimination de manière confidentielle et sécurisée.

Avec les camions géolocalisés de UULKK, nous collectons vos documents à détruire et les acheminons vers leur lieu de destruction. Notre processus garantit un niveau élevé de sécurité tout en préservant la confidentialité de vos documents. Faites confiance à UULKK pour la gestion optimale de vos documents d’archives.

Le recyclage du papier

Les documents papiers sensibles sont détruits par des broyeurs opérés par des professionnels de confiance, tout en respectant les règles de confidentialité. Les matériaux sont ensuite recyclés via la papeterie, où ils sont transformés en pâte à papier de haute qualité.

Un certificat de destruction vous sera également délivré à utilité administratives, pouvant être présenté aux Archives départementales ou à l’Administration chargée du contrôle scientifique et technique de l’État des archives.

Ce bordereau d élimination est la preuve réussie de destruction des documents et archives administratives. Faites confiance à notre processus sécurisé de gestion des documents confidentiels.